Leihladen gründen

Hier folgen Informationen zum Gründen eines Leihladens.

Leihladen erschaffen

Von der Idee zum Projekt

Was will ich?

Überlege dir, warum du ein Leihladenprojekt starten willst. Das ist die intrinsisch motivierte Basis für den Leihladen. Schreib es auf und prüfe von Zeit zu Zeit, ob das Projekt noch in die richtige Richtung läuft bzw. motiviere dich damit in schwierigen Zeiten.

Gruppe finden

Es gibt in deiner Umgebung viele Menschen, die ein Leihladenprojekt mitgestalten würden. Finde und motiviere sie! Zum Beispiel gibt es Umweltbörsen wo viele interessierte Menschen zusammenkommen, es gibt Nachhaltigkeitsgruppen die man fragen kann, oder einfach mal einen Leihladen-Workshop planen und über die Zeitung bewerben.

Eine gute Anlaufstelle sind TransitionTown-Initiativen, die sich als Keimzelle für Nachhaltigkeits-Projekte verstehen.

Raum für Treffen suchen

Möglichst mit Tisch für 10-15 Personen, ohne Verzehrzwang, ohne Miete, evtl. kirchliche Räume bzw. Parteiräume vermeiden um niemanden abzuschrecken. Möglichst ein “inspirierender” Raum (keine kahlen Wände).

Vertraue darauf, dass es klappen wird

Sicher ist nur der Tod. Alles andere hat ein Risiko, und dennoch gibt es die tollsten Projekte. Fang einfach an, es wird schon klappen. Es ist auch nicht schlimm, wenn das Projekt scheitert.

Grundsätze festlegen

  • Soll das Projekt kommerziell sein? (d.h. jemand verdient seinen Lebensunterhalt damit)
  • Sollen die Nutzer Geld für die Leihe zahlen?
  • Soll es auch einen Umsonstladen im gleichen Raum geben? (wie z.B. in Heidelberg)
    • Pro: Laufkundschaft, man kann selten geliehene Gegenstände gut aussortieren, man bekommt viele Sachspenden
    • Contra: braucht viel Platz, man bekommt viel Zeug das niemand mehr haben will -> Entsorgung?, Abgrenzung Leihladen/Umsonstladen muss ganz klar sein sonst “verschwinden” Leihgegenstände.

Strukturen schaffen

Name ausdenken

Ein Namensfindung ist wie eine Geburt. Wenn das Kind einen Namen hat, ist man auch dafür verantwortlich. Ein großer Moment!

Verein gründen

Empfehlenswert ist, einen Verein zu gründen. Dadurch ist man als Gruppe “offiziell” sichtbar und kann Rechtsgeschäfte tätigen (z.B. ein Ladengeschäft anmieten).

Andere Rechtsformen wie Genossenschaft / GmbH / gGmbH sind natürlich auch möglich, aber komplizierter (z.B. muss eine Genossenschaft regelmäßig von externen Prüfern geprüft werden, was mehrere 1.000 EUR kostet).

Der Verein sollte gemeinnützig sein. Dadurch muss man auf Einnahmen keine Steuern zahlen, und man kann Spendenquittungen ausstellen (wodurch der Spender seine Spende von der Steuer absetzen kann).

Der Vereinsname kann der Projektname sein, empfehlenswert ist jedoch ein übergeordneter Name, damit es später weitere Projekte im gleichen Verein geben kann. (z.B. Teilen & Leihen Stadtname e.V.)

Für die Vereinssatzung können die Satzungen von anderen Leihläden als Vorlage genutzt werden, z.B. von Heinerleih.

  • Satzung schreiben
  • Gründungsversammlung
    • Protokoll schreiben (am besten Formular vorbereiten)
    • Satzung annehmen
    • Vorstand bestimmen
    • mindestens 7 Mitglieder
    • Anmeldung unterschreiben (vertretungsberechtigter Vorstand)
  • Beglaubigung der Anmeldung (Ortsgericht) –> ca. 10 EUR Kosten
  • Anmeldung zum Vereinsregister –> Amtsgericht
    • Dokumente
      • Anmeldungsschreiben (Antrag, inklusive Namen, Geburtsdaten und Anschriften der Vorstandsmitglieder)
      • Satzung
      • Gründungsprotokoll
    • Gemeinnützigket feststellen lassen –> Finanzamt

Bankkonto einrichten

Damit man bei regelmäßigen Spenden nicht auf Daueraufträge des Spenders angewiesen ist, sondern einen Lastschrifteinzug einrichten kann, sollte das Bankkonto die Möglichkeit bieten, Lastschriften einzurichten.

Bevor man Lastschriften erstellen kann, muss man bei der Bundesbank eine “Gläubigeridentifikationsnummer” beantragen. Das geht ganz einfach.

Bei der Volksbank bekommen gemeinnützige Vereine Sonderbedingungen.

Logo erstellen

Ein Name ist gut, ein Logo ist besser: mit einem Logo kann man sich viel besser darstellen, und bei SocialMedia braucht man unbedingt ein Bild/Logo.

Ein Logo ist der erste Schritt zu einer “Corporate Identity”, also einem durchgängigen “Stil” in der Öffentlichkeitsarbeit. Das kann eine bestimmte Schriftart sein, ein bestimmtes wiederkehrendes Element oder eine Auswahl an Farben, die zukünftig für alles benutzt werden.

Ihr könnt für die Erstellung einer Corporate Identity Büros anfragen, aber die Kosten liegen über 1.000 EUR (man kann natürlich verhandeln). Besser ihr habt Menschen im Team, die mit Grafikprogrammen umgehen können und ein Gefühl für Design haben.

AG’s gründen

Nicht alle Gruppenmitglieder wollen sich mit Instagram beschäftigen. Die Gründung von Arbeitsgruppen führt zu effektiverem Arbeiten, da man sich nur mit den Themen intensiv beschäftigt, mit denen man sich auskennt.

  • AG Öffentlichkeitsarbeit
  • AG Raumsuche
  • AG Corporate Identity (Grafikspezialisten)

Homepage erstellen

Mit Logo und Corporate Identity ist die Homepage schnell gemacht – die Inhalte könnt ihr von anderen Leihläden kopieren. Verwendet WordPress, das nutzen alle.

Bei Heinerleih werden z.B. folgende WordPress-Plugins benutzt:

  • Updraft Plus: für Backups
  • WP Statistics: damit man sieht wie oft die Seite aufgerufen wird.
  • Snippets: wenn man auf ein Bild klickt, wird es verlinkt.
  • Complianz: Cookie-Banner und “Cookie-Richtlinie”
  • Font Awesome: Icons auf der Seite “Ausleihe” und “Sachspende”.
  • HappyForms: Kontaktformular, Fan-Formular.
  • iframe – ohne dieses Plugin funktionieren keine iFrames (Youtube-Video, Karte-von-morgen)

Wiki erstellen

Ihr werdet viel Wissen zusammentragen und Entscheidungen treffen. Dokumentiert alles in einem Wiki, das ihr mit Passwort schützt und für alle Mitglieder zugänglich ist. Euer Provider hilft euch dabei, ein Wiki einzurichten.

Facebook / Instagram Account einrichten

Ihr habt bestimmt Menschen im Team, die mit sowas geübt sind. Man sollte regelmäßig Neuigkeiten posten, z.B. das nächste Gruppentreffen. Wenn ihr keine Lust habt, den Account zu pflegen, lasst es lieber sein!

Leihbedingungen festlegen

Alle Ausleiher müssen die Leihbedingungen unterzeichnen. Was da genau drinsteht, werdet ihr sicher intensiv diskutieren. Ihr könnt euch bei den anderen Leihläden orientieren, z.B. Heinerleih.

Die Zutaten für den Leihladen

Raum / Ladenlokal

Das Finden eines bezahlbaren Ladenlokals ist DER Knackpunkt zur Realisierung eines Leihladens. Falls man keinen Gönner findet, der seine Räumlichkeiten kostenfrei oder zu einem symbolischen Preis vermietet, werden die Mietkosten vermutlich den höchsten Kostenpunkt ausmachen.

Mit folgenden Überlegungen kann man einen bezahlbaren Raum (< 500 EUR/Monat) finden:

  • Der Standort des Ladenlokals ist sehr relevant für den Erfolg des Leihladens. Es nützt nichts, eine günstige Räumlichkeit im Industriegebiet zu haben, denn es wird fast niemand hinkommen. Die Hauptkundschaft wohnt in einem Radius von 1 km um das Ladenlokal.
  • In Villenvierteln oder alteingesessenen Wohngebieten wird es schwer, Kundschaft zu gewinnen. Denn die dortigen Haushalte “haben schon alles” und die Bewohner sind es nicht gewöhnt, Dinge zu leihen. Besser ist es in Vierteln mit relativ junger Bewohnerschaft.
  • Ihr braucht nur sehr wenig Fläche, wenn ihr die Höhe gut ausnutzt. Prüft die Deckenhöhe und stellt Regale bis zur Decke. Die Nutzer brauchen den Leihladen nicht zu betreten, wenn ihr einen Tresen an die Eingangstür stellt.
  • Vielleicht gibt es Initiativen, die auch auf Raumsuche sind. Ihr könnt den Raum zusammen mieten und abwechselnd nutzen. (oder habt ihr etwa 24/7 geöffnet?)
  • Fragt bei Kirchengemeinden / Stiftungen / Bürgerzentren nach ungenutzten Räumen (vielleicht im Keller).
  • Vielleicht ist eine Kooperation mit der Stadtbibliothek möglich, wie z.B. in Frankfurt (Katalog).

Geld

Ihr braucht Geld zur Gründung, und Geld für den laufenden Betrieb.

Es ist recht einfach, Geld zur Gründung zu erhalten – es gibt diverse Projektförderungen und Fundraisingplattformen.

Schwieriger ist es, Geld für den laufenden Betrieb zu bekommen. Denn die meisten Förderprogramme schließen Dauerprojekte aus.

Ihr könnt Leihgebühren nehmen, aber dadurch werdet ihr ein kommerzielles Projekt, und verspielt Sympathien. Ihr könnt dem Kapitalismus kein Schnippchen mehr schlagen. Und ihr habt auf einmal Konkurrenz: professionelle Verleihfirmen für Maschinen, Veranstaltungstechnik etc. – besser ihr bleibt ein nichtkommerzielles Projekt.

Ihr könnt Gönner finden – bei Heinerleih heißen sie “Fans”. Diese stimmen einem Lastschriftauftrag zu und zahlen regelmäßig einen bestimmten Betrag. Vorlage Fan-Flyer mit Lastschrifterteilung (PDF).

Ihr könnt eine Spendendose prominent aufstellen und überall darauf hinweisen, dass ihr auf Spenden angewiesen seid. Dann werdet ihr auch Spenden erhalten (obwohl es kaum für die Ladenmiete reichen wird).

Ihr könnt in regelmäßigen Abständen Fundraisingaktionen machen, z.B. Konzerte, bei denen der Eintritt für den Leihladen verwendet wird.

Spendenplakat und Spendenbox bei Heinerleih

Leihartikel

Das Beschaffen der Leihartikel ist wichtig, aber relativ einfach. Zunächst überlegt euch, was ihr verleihen wollt und was nicht. Das wird prominent mitgeteilt. Macht es den Spendern einfach, die Sachen abzugeben (z.B. mit regelmäßigen Abgabezeiten).

Wenn ihr genügend Gegenstände von einem bestimmten Typ habt, nehmt keine weiteren Spenden mehr an. Sonst verstopft ihr euren wertvollen Lagerraum und ihr macht euch unnötig Arbeit beim Inventarisieren.

Ihr könnt die Wunschliste von Heinerleih übernehmen.

Regale

Die Regale werden bei der Einrichtung des Leihladens den größten Kostenpunkt ausmachen. Ihr könnt natürlich versuchen, per Sachspende Regale zu bekommen. Nachteil: die Regale passen nicht zusammen, haben nicht die richtige Höhe+Tiefe, ihr verschenkt Platz.

Besser ist es, ein etabliertes Regalsystem zu verwenden, und die Teile dafür auf dem Gebrauchtmarkt zu organisieren.

Bei Heinerleih z.B. wird das System IKEA Ivar verwendet. Dafür gibt es bei ebay-Kleinanzeigen sehr viele Angebote (ca. 50% vom Neupreis). Die Regale haben eine Höhe von bis zu 2,25 m (bei Heinerleih wurden zwei Regale aufeinandergestellt und damit eine Raumhöhe von 3,60 m voll ausgenutzt). Die Regaltiefe beträgt 30 cm bzw. 50 cm.
Ausserdem gibt es Eckelemente, Schubladenelemente und Schrankelemente.

3,50 m hohe Ivar-Regale bei Heinerleih

Menschen für Ladendienste

Warum diese Überschrift? Ihr habt doch schon ein Team? Ja, aber das Team wird sich verändern. Es gibt Menschen, die gerne Projekte anstoßen (das seid ihr). Aber das sind wahrscheinlich nicht die gleichen Menschen, die gerne in bestehenden Projekten Ladendienste übernehmen. Also sucht sie euch. Vielleicht gibt es eine Ehrenamtsbörse? Tragt euch da ein!

Ohne einen zuverlässigen Ladendienst wird euer Projekt scheitern, also aquiriert kontinuierlich Menschen dafür. Wenn ihr niemand findet, könnt ihr erwägen eine Aufwandsentschädigung zu zahlen.

Eröffnung

Hurra, euer Leihladen kann eröffnen! Feiert das und erzählt allen davon! Die Presse wird genau 1x über euch berichten, und die Eröffnung ist der Anlass dafür. Sorgt dafür, dass genügend Leihgegenstände vorhanden sind, damit der Leihladen interessant für viele ist.

Leihladen betreiben

Hier kommt ein Haufen Kleinkram, den man auch beachten sollte.

Finanzverwaltung

Alle Einnahmen und Ausgaben sollten in einem Kassenbuch schriftlich aufgezeichnet werden. Zur jährlichen Mitgliederversammlung wird das Kassenbuch von einem Vereinsmitglied geprüft.

Vorlage Kassenbuch (PDF).

Gerätetester

Falls man elektrische Geräte verleiht, ist man dafür verantwortlich, dass das Gerät sicher ist, d.h. dass man bei Benutzung keinen elektrischen Schlag bekommt. Um dies ausschließen zu können, benötigt man einen sogenannten Gerätetester.

Die Prüfung des Geräts dauert damit ca. 20 Sekunden. Leider ist ein solches Gerät recht teuer. Das bei Heinerleih eingesetzte Gerät “Beha GT-400” mit Menüführung hat 650 EUR gekostet.

Falls ihr keinen Gerätetester habt und ein Nutzer einen elektrischen Schlag erhält, haftet der Vereinsvorstand.

Internet / Telefon

Der Zugang zu Internet ist wichtig zur Mail- und SocialMedia-Kommunikation und zur Wartung von Homepage und Facebook-Auftritt. Bei der Nutzung eines Online-Leihkatalogs ist Internet zwingend erforderlich.

Falls DSL nicht verfügbar oder zu teuer ist (i.d.R. 30 EUR/Monat), kann man einen LTE-Router mit SIM-Karte benutzen, z.B. AVM FRITZ!Box 6850 LTE. Das Internet kommt dann übers Handynetz. Günstige Prepaid-Mobilfunkverträge gibt es z.B. beim Discounter. (Heinerleih nutzt z.B. die Alditalk Internet-Flatrate M für 7 EUR/Monat)
Vielleicht gibt es auch Freifunk in WLAN-Reichweite.

Eine Festnetz-Telefonnummer mit Anrufbeantworter ist wichtig, um den Nutzern zu zeigen, dass man in der Stadt “zu Hause” ist und um seriös zu wirken. Dazu braucht man nicht unbedingt einen Festnetzanschluss, Internetzugang und Sipgate reichen auch. Dabei gibt es keine Grundgebühr, man bezahlt nur wenn man raustelefoniert.

Etikettendrucker

Wenn die Etiketten aus einem Etikettendrucker kommen und nicht handgeschrieben sind, wirkt das Ganze sofort viel professioneller.

Ein Etikettendrucker und die Etiketten selbst sind nicht teuer, also organisiert euch einen!

Ihr müsst nur überlegen, welches Format die Etiketten haben sollen. Bei Heinerleih wird z.B. das Format 29×62 mm benutzt (Brother DK-11209) und der Etikettendrucker Brother QL-500 BW.

Die Etiketten werden auf die Artikel-Umverpackung geklebt, also nicht auf den Artikel selbst.

Etikettenvorlage (ODT-Format).

Verschiedene Etikettengrößen

Leihladen-Etiketten

Zusätzlich zu den Etiketten mit der Artikelnummer und Lagernummer empfiehlt es sich, Etiketten mit dem Namen des Leihladens zu benutzen. Diese werden direkt auf dem Artikel angebracht.

Da die Artikel ggf. nass werden können oder abgewischt werden, sollten Outdoor-Etiketten verwendet werden, z.B. aus Steinpapier (Fachartikel, gibt’s z.B. bei Flyeralarm).

Das Etikett sollte möglichst klein sein, damit es überall einen Platz findet. (z.B. Heinerleih: 50×20 mm)

Inventarisierung

Der Leihkatalog ist die Visitenkarte eures Leihladens. Es empfiehlt sich, dem Inventarisieren eine hohe Priorität einzuräumen.

Jeder Artikel muss selbst fotografiert werden. Das Kopieren von Fotos aus dem Internet ist verboten und kann zu sehr kostspieligen Abmahnungen führen (da ist man mit 1.000 EUR schnell dabei), was Zahlungsunfähigkeit und die Schließung des Leihladens zur Folge hätte.

Falls es ganz professionell aussehen soll, kann man den Hintergrund rausschneiden. Dazu gibt es kostenfreie Tools wie remove.bg. (funktionert meistens gut, aber nicht immer)

Tipp für MyTurn-Nutzende: die PNG-Datei von remove.bg muss in ein JPG umgewandelt werden (Alphakanal zu weiß umwandeln), sonst wird der Hintergrund schwarz dargestellt. Alternativ: Datei in GIMP öffnen, Reiter “Ebenen -> Transparenz -> Alphakanal entfernen” und dann als PNG-Datei abspeichern.

Lagerverwaltung

Damit Leihgegenstände schnell gefunden werden, sollte man sich Gedanken über die Lagerverwaltung machen.

Bei Heinerleih ist es so:

  • Die Regale werden mit den Buchstaben A-M beschriftet.
  • Es gibt 3 oder 5 Abschnitte je Regal (also 2-4 Fächer je Abschnitt). Die Abschnitte werden markiert, indem das Regalbrett vorne farbig angemalt bzw. beklebt wird. In jedem Regalabschnitt gibt es höhere und niedrigere Fächer.
  • Die Abschnitte werden mit 1-3 bzw. 1-5 nummeriert. 1 ist dabei unten.
  • Der Lagercode besteht aus dem Buchstaben für das Regal und der Ziffer für den Regalabschnitt, z.B. C4.
  • Der Lagercode ist nicht Bestandteil der Artikelnummer, sondern unabhängig davon. Somit kann der Lagerort wechseln, ohne dass die Artikelnummer angepasst wird.
  • Die Artikelnummer ist eine dreistellige Nummer. Der erste Artikel bekommt die Nummer 100, dann wird einfach durchnummeriert (ohne Prüfziffer). -> max. 900 Artikel
  • Der Lagercode wird auf das Etikett gedruckt, das auf die Artikel-Umverpackung geklebt wird.
  • Es gibt einen Lagerbereich für “zu inventarisierende” Artikel, die noch keine Artikelnummer haben. Ausserdem gibt es einen Lagerbereich für “kommt in den Müll”, einen für “muss repariert werden” und einen für “zu verschenken”.
Lagerverwaltung bei Heinerleih. Mit “Zucker” bezeichnete Regalfächer werden von einer anderen Gruppe genutzt.
Regalbezeichnungen und etikettierte Artikel bei Heinerleih

Raumaufteilung

Damit man sich im Raum bewegen kann, sollte eine Gangbreite von 90 cm freigehalten werden. Man kann Regale ruhig auch mitten in den Raum stellen, wenn man sie als Kippschutz an der Decke fixiert.

Beleuchtung

Die mittlere Beleuchtungsstärke sollte 100 Lux betragen (gemäß DIN EN 12464-1 für “Lagerräume mit Suchaufgabe bei nicht gleichartigem Lagergut”, Quelle). Auch Verkehrsflächen und Flure sollten mit 100 Lux beleuchtet werden.

Kostenfreies Simulationsprogramm für die Beleuchtungsstärke: Relux.

Leiter

Falls eine Leiter zum Einsatz kommt, sollte sie gewissen Anforderungen genügen.

  • leicht und einfach transportabel (damit man sie vom einen zum anderen Gang transportieren kann)
  • klappbar (damit sie nicht im Weg rumsteht)
  • preiswert (man kann mehrere 100 EUR für eine Leiter ausgeben)
  • und vor allem stabil (wenn man oben steht und nach einer Kiste greift, darf nix wackeln)

Heinerleih hat sich z.B. für das Fabrikat Krause Monto Securo entschieden (gibt’s z.B. bei Bauhaus).

Flyer

Flyer sind eine Visitenkarte für euren Leihladen. Verwendet ein schönes Papier, nicht das billigste Hochglanzpapier. Hängt eine wetterfeste Flyerbox vor den Leihladen, damit man sich immer einen Flyer mitnehmen kann.

Pfand-Umschläge

Falls ihr Leihgegenstände gegen Pfand ausleiht, muss das Pfand irgendwo aufbewahrt werden. Im Leihladen Karlsruhe und bei Heinerleih Darmstadt gibt es dafür Briefumschläge. Jedes Pfand bekommt einen separaten Umschlag.

Vorteile:

  • Bei Pfandrückgabe hat man immer das passende Geld parat.
  • Falls jemand bei der Ausleihe kein passendes Kleingeld dabei hat, kann er/sie einfach mehr in den Pfandumschlag legen.
  • Das Pfand wird nicht über die Spendenkasse abgerechnet, es muss bei der Finanzabrechnung evtl. nicht berücksichtigt werden.

Vordruck für A6-Umschläge (ODT-Format).

Zur Aufbewahrung der Umschläge könnt ihr einen Karteikasten verwenden. (Achtung: C6 Briefumschläge passen nicht in einen A6 Karteikasten)

Pfandumschläge bei Heinerleih

Ihr könnt Pfandquittungen vorbereiten, die ihr den Ausleihern als Nachweis für ihre Zahlung aushändigt. Vorlage (PDF).

Nachlässe für bestimmte Personengruppen

Ihr könnt überlegen, dass bestimmte Personengruppen weniger bis kein Geld zahlen müssen bzw. kein Pfand hinterlegen müssen. Bei Heinerleih hat sich herausgestellt, dass 15 EUR Pfand für manche Menschen viel Geld sind.

Vielleicht gibt es eine Teilhabecard in eurer Stadt? Die könntet ihr anerkennen.

Notizbuch für Ladendienste

Ein kleines Heft, in das Ladendienste reinschreiben können, ist eine feine Sache. Man kann dem nächsten Dienst Mitteilungen machen, oder einfach nur übers Wetter schreiben. Es fühlt sich gut an, in dem Heft zu blättern.

Sachspenden – Schenkungserklärung

Ihr werdet viele Gegenstände gespendet bekommen. Damit ihr nachweisen könnt, dass ihr rechtmäßiger Eigentümer seid, solltet ihr den Spender ein Formular ausfüllen lassen: die Schenkungserklärung.

In dieser Erklärung können die Spender auch angeben, ob sie den Gegenstand vielleicht mal wieder zurückhaben wollen. Oder ob man sie kontaktieren soll, wenn der Gegenstand ausgelistet wird. Dadurch erhaltet ihr wertvollere Sachspenden, weil der Spender eine gewisse Sicherheit bekommt, dass er den Gegenstand vielleicht wiederbekommen kann.

Wichtig ist die Formulierung. Es muss klar sein, dass der Gegenstand tatsächlich verschenkt wird und nun dem Leihladen gehört. Das Zurückschenken ist zwar möglich, aber der Schenker hat keinen Anspruch darauf, dass der Gegenstand noch den ursprünglichen Zustand hat oder noch existiert.

Vorlage von Heinerleih: PDF / SVG (mit Inkscape zu bearbeiten)

Weitere Leitfäden